La automatización de los procesos de negocio (BPA) puede plantear una serie de problemas para los que no están preparados y a pesar de el potencial transformador, el ahorro de costos y la ventaja competitiva si no se gestiona con cuidado cada uno de los problemas pueden fracasar los proyectos de automatización individuales.
Tener claros los retos de la digitalización de procesos es esencial, aquí le presentamos 5 consejos para ayudar a su organización a avanzar con confianza.
- La automatización no puede arreglar un mal proceso:
La automatización de procesos de negocio (BPA) puede hacer muchas cosas buenas para su organización, como ayudar a impulsar nuevas eficiencias, ahorrar costos y liberar a su personal para que se concentre en un trabajo de mayor valor. Lo que no puede hacer es que un proceso roto funcione mejor de lo que lo hace sin la automatización. Tiene que centrar sus esfuerzos de automatización en procesos maduros, con reglas establecidas y entradas de datos preparadas, que no requieran un exceso de coordinación entre diferentes equipos y departamentos, para poder ofrecer resultados tangibles en un corto plazo de tiempo.
Consejo: Haga un mapa de sus procesos antes de la introducción de BPA para establecer una imagen clara de cada paso e identificar cualquier cuello de botella potencial.
- El éxito suele quedar indefinido
Entusiasmarse con las ventajas de la digitalización de procesos puede ser tan fácil como el sumergirse en la fase de implementación sin definir cómo será el éxito. La falta de métricas sólidas de éxito hará que sea difícil demostrar el retorno de la inversión a los líderes empresariales.
Consejo: Defina mediciones específicas de éxito (por ejemplo, aumento de la productividad, reducción de riesgos, ahorro de costos, satisfacción del cliente) y apunte a cuantificar el valor de negocio de una tecnología de automatización de procesos low-code de primera categoría.
- El escalamiento puede tropezar sin un plan claro:
Uno de los retos sorpresa de la automatización de procesos de negocio proviene de estar demasiado centrado en el corto plazo. Y aunque los responsables de las empresas quieren que sus inversiones tengan un retorno rápido, no estarán muy satisfechos si las ganancias rápidas acaban obstaculizando los objetivos a largo plazo.
Consejo: Las plataformas en la nube proporcionan una solución ideal cuando el escalamiento amenaza con convertirse en un problema, dándole la capacidad de escalar las aplicaciones hacia arriba y hacia abajo a medida que sus necesidades evolucionan.
- La participación de los empleados se queda atrás:
El fracaso de un proyecto de automatización puede reducirse a una simple falta de comunicación entre los líderes del proyecto y los empleados: sobre por qué es necesario el cambio, por qué no será una amenaza para los puestos de trabajo y qué beneficios aportará a corto y largo plazo.
El éxito de sus esfuerzos de automatización de procesos de negocio se basará en su capacidad para atraer a las personas, tanto a las que se ven directamente afectadas por los cambios previstos como a la organización en general.
Consejo: Ponga la transparencia y la gestión del cambio centrada en las personas como prioridad en sus planes de digitalización de procesos para asegurarse de que está abordando las preocupaciones de los empleados, y dando a la gente la oportunidad de sentirse parte del éxito de un proyecto.
- Las buenas intenciones se ven envueltas en grandes problemas:
La adquisición de potentes herramientas de automatización puede ir acompañada a menudo de un deseo igualmente poderoso de resolver problemas de procesos grandes y complejos, o de revisar todo de una sola vez. La tentación puede ser excesiva para muchas organizaciones, lo que lleva a que los proyectos se enreden en complicados flujos de trabajo que frustran y desmotivan a los stakeholders. Cuando esto sucede, el entusiasmo y el apoyo de una organización para la automatización y los proyectos de transformación digital más amplios pueden desvanecerse, rápidamente.
Consejo: Empezar de a poco. Piense en grande. Crezca rápidamente. Empezar con un proceso sencillo permite a su equipo enfrentarse a los retos de la automatización de procesos de negocio, aprendiendo lecciones, iterando rápidamente y convirtiéndose en expertos equipados con las mejores prácticas probadas. Una vez que lo haya hecho (y haya trabajado para superar los otros obstáculos comunes que conlleva la introducción de BPA), podrá pasar con confianza a transformar los procesos más grandes y complicados.
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