La transformación digital no es un proyecto de una sola vez y muchas empresas ahora están acelerando la inversión en tecnología de automatización para mantener la continuidad del negocio, es por eso que, al iniciar una automatización de procesos, es importante tener una base sólida para poner en marcha los elementos clave y aprovechar al máximo la automatización. Se sugieren estos ocho pasos en base a experiencias de proyectos implementados durante muchos años:
- Selección de equipo
Si bien el proyecto es sobre tecnologías de automatización, se necesitan las personas adecuadas para implementar la tecnología y hacerla avanzar. Es importante identificar un grupo multifuncional para impulsar la iniciativa.
- Establecer marco de referencia
La razón para emprender un proyecto de automatización es diferente en cada organización. Al establecer el marco, debe comprender el ¿por qué? de este proyecto, en el contexto empresarial y competitivo específico de su organización. Ya sea mejorar las operaciones internas, mejorar la cadena de suministro o apoyar a los empleados con su trabajo, comprender la razón que le ayudará en el desarrollo de su estrategia para obtener los resultados deseados.
- Desarrollar estrategia
La falta de una estrategia es la mayor barrera para iniciar un proyecto de automatización de procesos. Es fundamental establecer la vision y los indicadores clave de desempeño. No basta solo con tener un objetivo final sino objetivos alcanzables regulares que permitan medir el avance del proyecto y mantener un equipo motivado.
- Obtener respaldo de un ejecutivo
Identificar un patrocinador ejecutivo para el proyecto y obtener su aceptación, facilitará la generación de confianza en todos los niveles de la organización. Para eso debe demostrar cómo sus aportes contribuirán al negocio y los efectos positivos de la automatización de procesos en la empresa.
- Seleccionar los primeros procesos
La selección de los procesos debe estar enfocada en que el primero que se implemente debe ser uno que pueda producir resultados rápidamente. Según el marco de referencia Bizagi Spark, debe comenzar con poco, pensar en grande y escalar rápidamente.
Automatizar el primer procesos y entregar valor tangible rápidamente ayudará a generar confianza en sus ejecutivos y el resto de la organización.
- Gestionar cambios
La reacción común al cambio es de resistencia, por eso debe identificar agentes de cambio para que junto con su ejecutivo ayude a convencer a su organización que la tecnología es vital para la transformación digital. También puede utilizar los resultados de su primer proceso para demostrar la eficacia y eficiencia de la automatización de procesos.
- Evaluar estado de procesos y sistemas
Una evaluación inicial del estado actual de los objetivos del proceso y los sistemas que lo respaldan es importante para identificar que procesos valen la pena automatizar. De esta manera medir el retorno de inversión es más fácil.
- Identificar los resultados esperados y establecer objetivos
Los beneficios de la automatización incluyen:
- Le dé soporte al cumplimiento: garantiza que las tareas se completen en línea con parámetros establecidos para evitar riesgo de errores.
- Habilite a los empleados: Las tareas manuales repetitivas se pueden automatizar para dar oportunidad a los empleados para que se concentren en otras áreas de su trabajo.
- Proporcione visibilidad del recorrido del cliente: Tener todo en una única plataforma de automatización de procesos proporciona una vista contextualizada al cliente y brinda una mejor satisfacción.
- Habilite el desarrollo ágil y escalable: la creación de procesos reutilizables permiten escalar la automatización en toda la organización y realizar cambios con facilidad para mejorar continuamente las operaciones.
- Eficiencia de costes: de acuerdo con Think Automation, la implementación de la automatización genera un 30% hasta un 200% de ROI en el primer año, principalmente en ahorros de mano de obra.
Orquestar y automatizar sus procesos aporta orden y eficiencia a su organización.
