Los beneficios de la automatización de procesos empresariales (BPA) son indiscutibles. Al automatizar todas las tareas repetitivas y lentas que mantienen en funcionamiento su negocio diario, puede reducir los costos operativos y liberar tiempo para que usted y su equipo hagan cosas más importantes.
Pero el hecho de que los beneficios sean evidentes no significa que lograrlos sea sencillo. Si se lanza a BPA sin un plan, o con el plan incorrecto, es probable que termine con confusión, resistencia interna y haciendo lo contrario de lo que se propuso lograr. Por eso, le dejamos los siguientes pasos:
1. Evaluar Seleccionar qué procesos comenzara a automatizar primero, se recomienda no más de die, aunque esto varía de empresa a empresa. Para ayudarlo a decir cuál, evalué lo siguiente: Impacto empresarial, madurez del proceso, complejidad. Al asignar una puntuación a cada proceso puede identificar cuáles son óptimos para automatizar.
2. Diseñar Esta fase consta de dos partes, una sobre las necesidades funcionales y otra sobre los requisitos técnicos.
- Funcional: Tomar lo que necesita en una empresa y definirlo en términos de soluciones que ayuden a resolver la necesidad. Es importante que consulte a todos los usuarios del equipo relevantes en esta fase para asegurarse que todas las necesidades de los usuarios estén representadas.
- Técnico: Se traduce todo el trabajo anterior en un documento de diseño técnico que define los detalles y especificaciones de la solución.
Al estar completos los documentos los interesados deben aprobarlos antes de la etapa de construcción.
3. Construir Al convertir los detalles técnicos en una solución tangible, puede modelar, desarrollar e integrar todos los componentes que forman la aplicación. Durante esta etapa es recomendable presentar el progreso, cómo se mostrará la información, cómo se generarán los documentos para garantizar que todo se construya de acuerdo con las especificaciones iniciales.
4. Certificar Para garantizar que se cumplan todas las especificaciones, se recomienda involucrar a tantos usuarios finales como sea posible. Todos los que tendrán un papel en el proceso deben probarlo para asegurarse que la solución cumpla con los requisitos.
5. Implementar Se recomienda desarrollar un plan estructurado para asegurarse de que se logre cada objetivo del proyecto. Inicie con piloto en un segmento de la organización y luego masifíquelo. A medida que avanza asegúrese de comunicarlo a toda la organización sobre el por qué se está produciendo el cambio y los beneficios que traerá.
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