Antes de conocer los pasos para un plan de mejora es importante entender qué es un plan de mejora de procesos. Es un documento que describe los pasos necesarios para optimizar el rendimiento de los procesos, dicho plan garantiza que todos los miembros del equipo conozcan los objetivos del proyecto, sus responsabilidades y plazo de este.
Si sigue los pasos que se indican a continuación, podrá solucionar los procesos empresariales poco eficientes y aumentar el compromiso de los empleados y la satisfacción de los clientes.
- Trazar el proceso actual
Es necesario tener una clara comprensión de cómo funciona en su forma actual. Trazar cada paso le proporciona una visión clara de las entradas y salidas de todo el proceso.
- Analizar el proceso actual
La simulación de procesos le permite ejecutar diferentes escenarios con la situación actual e identificar de dónde provienen los problemas.
- Rediseñar el proceso
Trabaje con las personas que utilizarán el proceso en su trabajo diario para determinar cómo es el proceso que funciona de forma óptima y cómo se pueden eliminar cada uno de los problemas actuales.
- Probar el proceso
Antes de implantar el nuevo proceso, es buena práctica probarlo para asegurarse que los cambios tienen un impacto positivo. Esto le da la oportunidad de hacer más ajustes en función de los resultados.
- Comunicar el cambio
Es importante comunicar los cambios que el proyecto aportará a la forma de trabajar de toda la organización. Hay que alinear los departamentos, educar a los empleados sobre cómo funcionará el nuevo proceso y conseguir la aprobación de la alta dirección para aumentar la probabilidad de adopción.
- Implantar el nuevo proceso
La clave del éxito del ciclo de implantación es crear un plan específico que incluya demostraciones periódicas y comentarios de quienes utilizan el proceso a diario para garantizar que la implantación se ajusta a sus expectativas.
- Supervisar los resultados y optimizar
Puede hacer un seguimiento del rendimiento, comparándolo con los resultados obtenidos con el proceso anterior y con los objetivos fijados al principio del proyecto. La mejora de los procesos no es un proyecto aislado, es una práctica continua que toda la organización debe adoptar para crear y mantener una ventaja competitiva.
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