Un plan de mejora de procesos es un documento que describe los pasos necesarios para optimizar el rendimiento del proceso. Es importante tener un plan detallado para un proyecto de mejora de procesos exitoso, ya que garantiza que todos los miembros del equipo estén al tanto de los objetivos del proyecto, sus responsabilidades y los plazos del proyecto.
¿Cómo crear un plan de mejora de procesos?
- Mapear el proceso actual
Para mejorar un proceso, debe tener una comprensión clara de cómo funciona en su forma actual. El mapeo de cada paso en un proceso de principio a fin le brinda una visión clara de cada paso del proceso así como de las entradas y salidas en todo momento.
- Analizar el proceso actual
Una vez que haya definido cada paso en el proceso ya tiene el proceso AS IS, puede revisar cada uno para comprender qué funciona y qué no. Consulte con los miembros del equipo y dueños del proceso que están directamente involucrados con el proceso para responder las siguientes preguntas:
¿Qué causa retrasos en el proceso? ¿Dónde se requieren más recursos? ¿Qué se podría automatizar?
- Rediseñar el proceso
Ya sabe cuáles son los problemas, ahora puede abordarlos. Trabaje con los dueños de los procesos y con las personas que usarán el proceso en su trabajo diario para determinar cómo se ve el proceso funcionando de manera óptima, que sería el proceso TO BE y cómo se pueden eliminar cada uno de los problemas.
- Probar el proceso
Antes de implementar su nuevo proceso, es una buena práctica probarlo para asegurarse de que los cambios tengan un impacto positivo. Los resultados de la simulación resaltarán la necesidad de mejorar el proceso y los beneficios que traerá a las partes interesadas.
- Comunicar el cambio
Alinee los departamentos, eduque a los empleados sobre cómo funcionará el nuevo proceso y los beneficios que traerá para gestionar la resistencia al cambio que sucede de forma natural en toda organización y obtenga la aceptación de la alta gerencia para aumentar la probabilidad de adopción. Involucre a su departamento de RRHH para apoyar la transición.
- Implementar el nuevo proceso
La clave para un ciclo de implementación exitoso es crear un plan específico que incluya demostraciones periódicas y comentarios de quienes usan el proceso a diario para garantizar que su implementación esté alineada con sus expectativas y pueda brindar un valor real al negocio.
- Supervisar los resultados y optimizar
Una vez que haya completado la implementación del nuevo proceso, debe medir la adopción entre las partes interesadas y recopilar sus comentarios sobre qué tan bien está funcionando. También puede realizar un seguimiento del rendimiento del nuevo proceso comparando los resultados con los resultados obtenidos por el proceso anterior y cualquier objetivo que establezca al comienzo del proyecto.
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