Los beneficios de la automatización son innegables. Si se hace correctamente, la automatización de procesos de negocio puede conducir a todo tipo de cosas maravillosas, como reducir costos, reducir errores, aumentar la productividad y, en general, liberar a su gente de realizar tareas repetitivas para que puedan concentrarse en las cosas que realmente agregan valor.
Pero, conseguir la automatización correcta no es tan sencillo, requiere de elaborar una estrategia inteligente para determinar lo que desea lograr, obtener la aceptación de las personas adecuadas, identificar las herramientas para lograrlo y medir los resultados. Aquí le dejamos 6 pasos para lograrlo.
- Elija los procesos adecuados: su objetivo puede ser automatizar todos los procesos repetitivos, que consumen mucho tiempo y presupuesto en su organización. Y la mejor manera de llegar es identificar un caso de uso sólido al comienzo de su viaje de automatización, de modo que pueda formar su equipo, determinar las mejores prácticas y demostrar su éxito a la empresa en general antes de pasar a otras áreas.
Recomendamos calificar sus procesos en tres áreas, Impacto de negocios, Madurez del proceso y Complejidad. Lo que realmente está buscando es un proceso que sea lo suficientemente maduro como para tener las reglas y las entradas de datos listas para funcionar, que tendrán un impacto tangible en el negocio en un corto período de tiempo sin ser tan complejo.
- Establezca los objetivos: es necesario ser muy específico al desarrollar su estrategia y su caso de negocio. Cuanto más específico y tangible sea en sus objetivos, más fácil será seleccionar la tecnología adecuada para el trabajo y demostrar el éxito de la empresa en futuros proyectos de automatización.
- Establezca un cronograma: su organización necesitará recursos dedicados para que el proyecto funcione, entonces, ¿puede priorizar este proyecto y obtener todos los recursos que necesita para hacerlo todo de una sola vez? o ¿necesitará trabajar de una manera más ágil, dividiendo el proyecto en sprints para poder equilibrar las necesidades del proyecto de automatización con las necesidades comerciales más amplias? Al tener esas conversaciones y tomar esas decisiones por adelantado, estará preparado para tener mayores posibilidades de éxito, teniendo claro a qué se compromete y en qué plazos.
- Reúne a tu equipo e identifique a sus stakeholders: no existe una composición única para todos, pero en general necesitará: propietarios de procesos y expertos en la materia, un equipo de automatización, un equipo de TI y seguridad. Deberá identificar a todas las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito. Comprender sus necesidades, puntos débiles y documentarlos en su estrategia le será de gran utilidad para afrontar los diversos desafíos en el camino.
- Seleccione la tecnología y las herramientas: sólo en esta etapa comienza a pensar en las herramientas y tecnologías reales que necesitará para que su proyecto de automatización de procesos de negocio tenga éxito. Algunas cosas a considerar al evaluar la tecnología disponible son las siguientes opciones: ¿Cuál es el costo de crear y mantener la automatización? ¿Cuánto tiempo tiene en su cronograma antes de que sea necesario implementar la automatización? ¿Qué recursos tiene disponibles para cumplir con sus objetivos de automatización? ¿Cuántos sistemas de automatización es necesario gestionar y cuál es su complejidad? ¿Con qué otras tecnologías necesitan integrarse para automatizar con éxito el proceso? Descubrir lo que las distintas tecnologías de automatización pueden y no pueden hacer, luego evaluarlas en función de sus objetivos, cronogramas y recursos debería facilitar su proceso de toma de decisiones.
- Gestione el cambio: La digitalización de procesos de negocio nunca es sólo una cuestión de tecnología. Se trata de traer a toda la organización contigo. Es por eso que su estrategia deberá incluir detalles de cómo planea gestionar el cambio dentro de su organización. Esto implicará determinar cómo comunicar el plan y la visión de automatización en toda su empresa, especialmente a aquellas personas cuyos trabajos se verán directamente afectados por los cambios. También es importante brindar transparencia en torno al proyecto, disminuir el temor de que la automatización conduzca a la pérdida de empleos y promover una visión positiva en la que la automatización solucione los procesos rotos y conduzca a un trabajo más significativo.
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