Quala reduce en 80% sus tiempos de aprobación mediante la automatización de procesos
La digitalización de procesos está permitiendo a empresas multinacionales simplificar operaciones, reducir tiempos y mejorar la trazabilidad de sus procesos internos. Un ejemplo es Quala, compañía multinacional de bienes de consumo, que implementó Bizagi para transformar la gestión de sus procesos de compras y marketing.
Uno de los principales retos de Quala era la fragmentación de sus procesos de compras, que involucraban ocho herramientas diferentes. La compañía buscaba unificar estas operaciones en una plataforma que ofreciera mayor confiabilidad, facilidad de uso y capacidad para operar en distintos países y empresas.
Con la implementación de Bizagi, Quala logró consolidar las ocho herramientas en una sola plataforma y reducir significativamente los tiempos asociados a las aprobaciones. El proceso de compras pasó de tardar aproximadamente cuatro días a un promedio de apenas dos horas, equivalente a una reducción del 80%.
La digitalización de procesos también permitió eliminar las instancias de procesos que se perdían por fallas en la plataforma y reducir en 40 minutos el tiempo de registro de cada caso. Además, más de 8,000 instancias fueron aprobadas mediante correo electrónico, facilitando la gestión para los equipos involucrados.
El impacto también se reflejó en la actividad comercial: las solicitudes de promociones aumentaron 25% año contra año, mientras que las solicitudes de precios crecieron 5%.
Uno de los aspectos más relevantes del proyecto fue su alcance. Quala implementó 10 procesos corporativos en 10 países en un período de 10 meses, utilizando una plataforma diseñada para operar bajo un esquema multinacional y multidispositivo.
El caso demuestra que automatizar no significa únicamente digitalizar tareas existentes. Cuando los procesos se centralizan, se conectan y cuentan con trazabilidad, las empresas pueden reducir tiempos operativos, evitar pérdidas de información y liberar a sus equipos de tareas administrativas para enfocarse en actividades de mayor valor.
Para organizaciones con operaciones distribuidas en diferentes países o áreas, la experiencia de Quala muestra cómo la automatización puede convertirse en una herramienta para estandarizar procesos y, al mismo tiempo, mejorar la capacidad de respuesta del negocio.
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