Los retrasos causados por el constante envío de documentos de un lado a otro, las malas comunicaciones y los gastos impulsivos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan los equipos de compras. La automatización de las adquisiciones proporciona transparencia a las partes interesadas internas y externas, agilizando su proceso. Esto hace que sea más fácil y más probable que otros empleados se pongan en contacto con el departamento de compras para satisfacer una necesidad de compra, proporcionando oportunidades de ahorro de costos en toda la organización.
¿Cómo beneficia la automatización al proceso de compra?
La automatización del proceso de compras aporta beneficios a los equipos de compras, a otros equipos de la empresa que utilizan la función de compras y a los proveedores. Dichos beneficios son:
- Aumentar la velocidad con la que se procesan, comparten y aprueban los documentos lo que permite a los equipos de aprovisionamiento trabajar de forma más eficiente y buscar, aprobar y pagar a los proveedores más rápidamente.
- Proporcionar una mayor visibilidad y una mejor colaboración creando mejores relaciones de trabajo internas y externas.
- Animar a los equipos externos a colaborar con el departamento de compras, reduciendo el gasto inconstante y dando a las compras más oportunidades de ahorrar costos para la empresa.
El papel de la automatización en cada etapa del proceso de adquisición:
- Solicitudes de compra: El envió manual de solicitudes de compra puede ser un proceso lento y propenso a errores. Las múltiples revisiones y niveles de aprobación a menudo hacen que la información se pierda y provoque retrasos. La digitalización de procesos permite a los solicitantes cargar la información requerida en una plantilla predefinida que luego se dirige a los aprobadores para su revisión. Cualquier cambio o comentario puede actualizarse directamente en la plataforma, lo que facilita el seguimiento del progreso y la aprobación de los casos con mayor rapidez.
- Órdenes de compra: Al igual que las solicitudes de compra, las órdenes de compra suelen pasar por varios puntos de contacto antes de su aprobación. La automatización le permite crear un flujo de trabajo que dirija automáticamente sus pedidos de compra a través de los pasos apropiados, basándose en reglas empresariales predefinidas, evitando cuellos de botella y permitiendo que lleguen a la aprobación final de manera más ágil. El proceso automatizado también puede actualizar su ERP automáticamente.
- Incorporación de proveedores: La recopilación de la información necesaria para revisar el cumplimiento y el riesgo de los proveedores, y la posterior comunicación de los requisitos, a menudo se lleva a cabo a través de diferentes sistemas, creando silos e impidiendo la transparencia. La digitalización de procesos y tareas permiten introducir y compartir la información con mayor facilidad lo que garantiza que las partes interesadas internas y externas sepan en qué punto del proceso se encuentran y cuáles son los siguientes pasos.
“Acelerar la incorporación de personal en Adidas: Gracias a la creación de un flujo de trabajo automatizado, pudieron centralizar los datos de los proveedores y obtener más visibilidad en el proceso de incorporación, lo que les permitió hacer un seguimiento del estado. Los cambios condujeron a una mejora significativa de la calidad de los datos y a una reducción del 50% del tiempo de incorporación a la fábrica.”
- Procesamiento de facturas:
La correspondencia de las facturas con los pedidos de compra, la resolución de consultas, la presentación para su aprobación y la emisión de pagos pueden llevar desde días hasta semanas. El procesamiento automatizado de las facturas realiza un cotejo automático para verificar su exactitud, dirige las facturas a las personas adecuadas para su aprobación y proporciona un repositorio central de registros que reduce la introducción manual de datos y acelera todo el proceso.
- Pagos: Su equipo de cuentas por pagar necesita poder hacer desembolsos de forma rápida y segura. Los pagos automatizados les proporcionan acceso a los documentos y comunicaciones necesarios para garantizar que los proveedores reciban sus pagos a tiempo, siempre. Así se evitan los recargos por demora y, en ocasiones, se abre la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago.
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